作為樂於把資料整理得井然有序的 J 人，我嘗試過許多數位筆記的整理方式。隨著各種有趣的生產力工具（或稱筆記軟體）陸續粉墨登場，像是 Notion、Obsidian 以及近年來我的心頭好 Heptabase，再加上「建立筆記系統」、「打造第二大腦」等等風潮蔚為流行，讓人想刻意忽略都難。眼花撩亂之餘，更多的感受是越來越迷失。
這篇文章將分享我在數位筆記管理上的探索與實踐：從最初追求條理分明的組織架構（管理輸入），轉變為強調能實際產出行動的流程（重視輸出）。雖然平時資訊輸入的來源繁多，但目前我在 Kobo-Readwise-Heptabase 的工作流最為成熟，所以接下來會先以此例分享。
過去困境：落入生產力陷阱，減損輸入輸出的意願
自從 2021 年購入 Kobo 電子書閱讀器後，我曾為自己訂下不少讀書目標，熱衷於統計一年讀了幾本書，甚至還用 Notion 打造一個美美的線上書櫃，費心整理每本書的筆記與封面。我也曾受購書金與平台優惠所惑，一口氣囤積大量電子書，日後卻絲毫提不起勁翻開閱讀。
這些電子書雖然不佔實體空間，隱約中仍讓我產生不少心理壓力。後來，我發現自己在挑選書時，更多是依照當時面臨的困難和需求，激發對某些書籍的興趣。而一旦錯過特定時機，後續往往很難再對這些書保有原本的閱讀衝動。
此外，我過去習慣一邊閱讀，一邊摘錄那些引起共鳴的金句，行有餘力則會補充幾句心得。從紙上抄寫過渡到數位化的歷程中，我最初使用 Notion 來管理這些所謂的「閱讀筆記」。Notion 簡潔的版面和條理分明的階層架構一度深得我心，然而，我很快發現這樣的整理方式讓我難以跳脫書籍本身的章節框架，導致筆記最終只像是一本書的重點摘錄，而非真正內化的知識，更遑論產生個人見解。
隨著我接觸更多資訊整理相關的書籍，如 Sonke Ahrens 的《How to Take Smart Notes》和 Tiago Forte 的《Building a Second Brain》，我開始了解「筆記的可重複利用性」的概念，也逐漸意識到，相較於單純摘錄金句，保留「脈絡」才是真正能讓知識轉化為己用的關鍵。後來開始使用 Heptabase，更深刻體會：筆記不只是記錄學習內容，而是在書寫的當下同步進行思考，進而內化知識，甚至促成靈感迸發。正如費曼所說：「這些紙上的文字不是我的思考紀錄，它們就是我的思考本身。」
綜合以上，我後來在 Kobo 閱讀時改為標記較長篇幅的文字段落，並改用串聯 Readwise 和 Heptabase 的方式，保存我在電子書上的標註，以期日後整理成更靈活可用的筆記。
然而，這樣的方法雖然幫助我更好地保留了前後文脈絡，但也隨之而來不少壓力。每當想到後續需要分析、歸納這些筆記，為每張卡片撰寫總結，並運用 Heptabase 的箭頭、分群等功能來呈現，這些繁瑣的任務令我感到疲憊不已，進而影響我輸入輸出的意願。
擺脫完美主義，讓實踐輸出優先於整理輸入
經過反思，我意識到自己在 Kobo 上閱讀的書籍，多數其實並非需要深度分析、複雜歸納的知識密集型文本，顯然我以往對筆記內容的整理過於苛求。再加上，過去的我太著迷於打造完美的系統──閱讀進度系統、待辦事項系統、文獻管理系統──雖然在建立這些系統的過程中獲得滿足感，但我卻花了太多時間在優化系統和流程，反而忽略真正該做的事。
比起成為一名出色的資料庫管理員，更重要的是能將所學活用並付諸實踐。與其追求每張知識卡片都完美無瑕，不如轉而思考：如何在保有輸入輸出熱情的同時，輕鬆記錄日常學習與靈感，並為未來的創作提供素材。基於這些想法，我開始做出以下調整：
在 Kobo 畫記，保留前後文脈絡
呼應前面提到的保留前後文脈絡的重要性，在閱讀時，我會盡可能畫記我想留存下來的內容，通常是那些引起興趣或帶來啟發的資訊。在這個階段，我先不去思考後續需要整理的問題，以減少內心壓力，專注體驗閱讀本身。
在 Readwise 重新審視，篩選有價值的筆記
相比以往我只把 Readwise 當作串聯 Kobo 和 Heptabase 的橋樑，會將所有在 Kobo 畫記的內容全部丟進 Heptabase，我現在會先回到 Readwise，重新檢視每本書中我畫記過的段落，進行二次篩選，然後將當下有感的內容手動貼進 Heptabase，建立成知識卡片。並且，我會利用 Readwise 內建「tag」的功能，標示這則筆記已被收納。
這個額外的步驟，讓我在閱讀過程中能更專注於書中的內容，同時在整理筆記時，也能重新思考每則筆記的價值，優先處理真正需要的資訊。
匯入 Heptabase 歸類統整：大標題總結卡片，Text 記錄靈感
沿襲過去的習慣，我會在 Heptabase 上將篩選出的筆記轉化為卡片，並用「大標題」概括我的理解，確保每則筆記都經過思考和消化。秉持「一張卡片就是一個知識點」的原則，相比單純摘錄金句，這個方式使得每張知識卡片得以獨立存在，未來便有機會在不同主題的白板中（即不同的脈絡底下）被重複利用。
另外，我現在改用「Text」記錄整理筆記當下乍現的靈感。如同自言自語一般，形式上的修正讓我免除卡片歸類和管理的壓力，讓想法更自然不受限的流動。未來創作時，也能透過翻閱這些已建立的白板回顧過去的思考，提升經驗到 Aha moment 的機會。
建立「文獻筆記」白板，另開「文章創作」白板讓靈感落地
最後來談談我如何管理這些文獻筆記。所謂「文獻筆記」，指的是透過文章、書籍、影片或 Podcast 等各種管道輸入的內容。本篇文章所聚焦討論的電子書閱讀筆記，便屬於這一類。
我會以書本為單位建立一個個白板，在上面整理閱讀筆記。這樣的好處是：即使未來我在其他白板上重複使用這些筆記卡片，我仍能透過卡片的資訊欄快速找到它的原始出處。
當我要創作文章時，則會打開「文章創作」白板，先用心智圖將想到的點子全部寫下來，上下拖曳以重整文章結構。同時從現有的文獻筆記中，挑選可能派得上用場的卡片放入白板，讓靈感順勢落地。用心智圖的其中一個好處在於可以節省在白板上拉箭頭、組織卡片等等的排版壓力，專注於寫作本身。
小結
經過這段時間的調整，我重新確立了自己的 Kobo-Readwise-Heptabase 工作流，還趁機整頓亂糟糟的電腦檔案和 Heptabase 白板。我也發現自己真的很喜歡研究這些工具，不僅能確實提升工作效率，還讓想法流動更加順暢，也讓整個輸入到輸出的過程饒富趣味。
如果你對輸入與輸出的心法感興趣，我很推薦延伸閱讀 《How to Take Smart Notes》 這本書。我一直認為，與其費心鑽研軟體操作或建立系統，理解背後的底層邏輯其實更關鍵。而在實踐卡片盒筆記法的過程中，也不需要執著於「找到最完美的工具或方法」，能持續順暢運作的流程，才是最適合自己的選擇。
期許自己未來能繼續運用這套工作流，既能體驗閱讀與學習中的樂趣，也能產出更多讓自己怦然心動的文章！